¿CÓMO ES TRABAJAR EN ORGANIZAR EVENTOS DE EMPRESA?
A menudo te habrás preguntado como funciona este sector. A simple vista, la organización de eventos de empresa es una actividad muy atractiva. Sin embargo, esconde gran cantidad de detalles que la hacen única y muy diferente a lo que nos podríamos imaginar.
Desarrollar eventos para empresas no es tan sencillo como parece. El resultado final suele obviar gran parte del esfuerzo y dedicación que no se exponen cara a la galería. No obstante, si quieres descubrir cómo funciona este mundo, este es tu artículo. El primer paso será, sin duda, conocer la división básica para la organización de eventos de empresa:
- Eventos internos: se trata de actividades de empresa para sus trabajadores, socios y todo tipo de público interno. El objetivo fundamental es cuidar las relaciones, motivar al equipo de trabajo y fortalecer su compromiso.
- Eventos externos: todas aquellas actividades que se realizan para público de fuera de la empresa. Por ejemplo: consumidores, medios de comunicación, etc.
Esta división explicaría la naturaleza para la que fue creada cada celebración. Sin embargo, existen diferentes tipos de eventos que pueden ser tanto internos como externos. A continuación, te presentamos una clasificación de las diversas clases existentes.
TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SUS CARACTERÍSTICAS
Encontramos multitud de actividades para eventos con las que completar las agendas de estos. La elección de la opción más adecuada dependerá de múltiples factores, tales como: los objetivos corporativos que se persigan, el público con el que se tratará, el presupuesto existente, y la imagen que se pretende comunicar.
Cabe señalar que no existe una clasificación única correcta. Lo que conocerás a continuación es una lista de los tipos de eventos empresariales más habituales:
- Reuniones empresariales. Se trata de encuentros con el objetivo de discutir diferentes asuntos corporativos. Se pueden realizar con trabajadores, proveedores, clientes, socios clave, etc. La gran mayoría de las reuniones se celebran en la propia empresa sin darle una naturaleza destacada. Sin embargo, algunos encuentros de este tipo sí tienen un carácter más relevante. Por ejemplo, los Kick-Off o reuniones de lanzamiento. Estas sirven para dar banderazo de salida a un proyecto importante y sí suelen celebrarse de manera más especial.
- Formación para empresas. Se trata de un evento eminentemente interno, destinado a los empleados. La misión de ésta es proveer a los trabajadores de mayores conocimientos, convirtiéndolos así en mejores profesionales. La formación no solo es intelectual. Dentro de esta categoría encontramos el coaching empresarial, por ejemplo. Este tipo de actividad formativa estimula emocionalmente a los empleados para que den su mejor versión. Las formaciones suelen realizarse en las oficinas propias, pero es conveniente celebrar alguna sesión en un ambiente que rompa con lo convencional.
- Congresos. Se trata de acontecimientos a gran escala, abiertos al público o con un elevado número de invitados. Suelen ser creados por colaboración entre empresas o con una entidad tercera. El ánimo de estas celebraciones es hablar con detalle sobre un aspecto concreto. Se suelen celebrar para realizar presentaciones de producto o discutir el futuro del mercado. Estos eventos, por necesidades de aforo, se trasladan fuera de las oficinas hacia grandes pabellones y ferias.
- Eventos Team Building o Formación de equipos. Se trata, con diferencia, de los eventos corporativos más originales. En ellos, la única misión es fortalecer la unidad del equipo de trabajo. La inmensa mayoría están dedicados a los empleados de una entidad, pero también se puede realizar con socios o clientes clave con gran relación. Se trata de las actividades que rompen en mayor medida con la dinámica empresarial cotidiana. Buscan sacar a los participantes de su zona de confort. La generosidad, el compañerismo, el apoyo mutuo, la gestión de los recursos o la motivación se trabajan en gran medida con el Team Building.
- Eventos sociales de empresa o actividades solidarias. En muchas ocasiones, las corporaciones buscan manifestar mediante eventos su responsabilidad social. Para ello, organizan o colaboran en actividades con un fondo o un fin solidario. Estamos hablando, por ejemplo, de galas benéficas. El objetivo fundamental es concienciar sobre un problema o una realidad que se pretende atajar, y recaudar fondos para hacerlo. Se trata de las actividades con menor número de objetivos corporativos. Pues todo se resume en una palabra: ayudar.
Todos estos ejemplos eventos empresariales nos sirven para darnos cuenta de la gran variedad existente. Hoy en día, la clasificación es interminable pues cada celebración incluye detalles que la hacen única. La originalidad está a la orden del día. Esto hace que constantemente aparezcan nuevas modalidades o se reinventen las ya existentes.
Las empresas organizadoras de eventos en España se encargan de la mayor parte de estos. Muy pocos son autogestionados. Por esta razón, la profesionalización del sector es muy alta. Pero ¿Cuáles son los pasos para organización de eventos de empresa? .
Ya sea porque quieres formas parte de este sector, o porque tus recursos son limitados y no puedes acudir a profesionales, estos consejos son para ti.
GUIA PARA PLANIFICAR UN EVENTO EMPRESARIAL
La planificación en un evento lo es todo. La idea tan romántica de la improvisación hace mucho tiempo que dejó de valer en esta área. A la hora de preparar un acontecimiento de tal calibre, existen dos fases esenciales. La primera, se corresponde con la parte preparativa. Posteriormente, tendrá lugar la fase de ejecución. Una buena preparación facilitará la consecución de los objetivos, pero estos sólo se logran con una buena ejecución.
Por tanto, ambas fases son claves para lograr que un evento sea un auténtico éxito.
- Fase de preparación. En ella, se elaborará el programa y cronograma de un evento. Es decir, qué se va a hacer, quién lo va a hacer y en qué orden. Es fundamental para incrementar la sensación de control y ante momento de dudas. Para determinar todos los detalles, previamente se hacen formulan unas preguntas necesarias para organizar un evento:
- ¿Quién es mi público?
- ¿Cuáles son mis medios?
- ¿Dónde se va a celebrar?
- ¿Cuál es el objetivo?
Estas cuatro preguntas siempre deben guiar todo trabajo preparativo.
- Fase de ejecución. Como su nombre indica, consiste sencillamente en el desarrollo de un evento. Todo lo realizado en la anterior fase se pone en práctica. El objetivo es que exista el mínimo número de incidencias y todo discurra según lo planeado. Para ello, será fundamental la profesionalidad de los trabajadores encargados de la organización de eventos de empresa. Contratar a personal con experiencia y preparación en la organización de eventos puede marcar la diferencia.
Esperemos que toda esta información relativa al sector de los eventos empresariales te haya servido para conocer más sobre qué se trabaja en este ámbito y cómo se estructura este trabajo. Aunque si quieres conocer más, puedes leer alguno de nuestros artículos relacionados o consultarnos para más información. Siempre estaremos disponibles para ayudarte.
